De meerwaarde van Interne audits door KVGM

Bij KVGM hechten we veel waarde aan het uitvoeren van interne audits bij onze klanten. Deze audits zijn essentieel om de processen binnen een organisatie te evalueren, verbeterpunten te identificeren en ervoor te zorgen dat onze klanten voldoen aan de gestelde normen en eisen. Maar bij KVGM doen we dit net even anders.

In plaats van interne audits te benaderen als een "verhoor", zien wij ze als waardevolle brainstormsessies. Dit betekent dat we tijdens de audits niet alleen kijken naar wat er beter kan, maar ook actief op zoek gaan naar innovatieve ideeën en oplossingen. We creëren een open en constructieve sfeer waarin medewerkers van onze klanten zich vrij voelen om hun inzichten en suggesties te delen.

De meerwaarde van onze aanpak

• Betrokkenheid van medewerkers: Door audits als brainstormsessie te benaderen, betrekken we medewerkers van onze klanten actief bij het verbeterproces. Dit verhoogt de betrokkenheid en motivatie om bij te dragen aan een efficiënte werkomgeving.
• Innovatieve oplossingen: Een open dialoog tijdens de audits stimuleert creativiteit en innovatie. Medewerkers kunnen ideeën delen, wat kan leiden tot nieuwe en effectieve oplossingen voor bestaande problemen.
• Positieve werksfeer: Door de audits op een positieve manier te benaderen, verminderen we de stress en angst die vaak gepaard gaat met traditionele audits. Dit draagt bij aan een betere werksfeer en een cultuur van continue verbetering.

Ons auditproces bij klanten bestaat uit de volgende stappen:

• Planning van de audit: We beginnen met het plannen van de interne audit. Dit omvat het bepalen van de scope, doelstellingen en criteria van de audit. We stellen een auditteam samen en maken een auditplan waarin de te auditen processen en afdelingen worden beschreven.

• Voorbereiding van de audit: Het auditteam bereidt zich voor door relevante documentatie te verzamelen en te bestuderen. Dit omvat bijvoorbeeld beleidstukken, procedures, werkinstructies en eerdere auditrapportages.

• Uitvoering van de audit: Tijdens de audit bezoeken we de verschillende afdelingen en processen die binnen de scope van de audit vallen. We voeren interviews met medewerkers, observeren werkzaamheden en controleren documentatie om te beoordelen of de procedures en processen worden nageleefd. We documenteren onze bevindingen en identificeren eventuele afwijkingen en verbeterpunten.

• Rapportage van de audit: Na de audit stellen we een auditrapport op waarin de bevindingen worden beschreven. Dit rapport bevat een overzicht van de geconstateerde afwijkingen, verbeterpunten en aanbevelingen voor corrigerende maatregelen. Het rapport wordt gedeeld met het management en de betrokken afdelingen.

• Corrigerende maatregelen: Op basis van de bevindingen uit de audit worden corrigerende maatregelen voorgesteld en geïmplementeerd. Dit kan variëren van het aanpassen van procedures tot het bieden van extra training aan medewerkers. We volgen de voortgang van de corrigerende maatregelen en evalueren hun effectiviteit.

Voldoen aan normcriteria

Interne audits zijn cruciaal omdat ze ervoor zorgen dat het managementsysteem effectief functioneert en blijft voldoen aan de gestelde normen en eisen. Door regelmatige interne audits kunnen we eventuele afwijkingen en verbeterpunten identificeren en corrigerende maatregelen nemen. Dit helpt niet alleen bij het handhaven van de efficiëntie van het systeem, maar draagt ook bij aan de continue verbetering en groei van de organisatie. Bovendien zijn interne audits een verplicht onderdeel van veel normverplichtingen, zoals ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en ISO 45001.